Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych użytkowników korzystających z serwisu virexcircle.com (dalej: „Serwis”) jest Virex Circle – podmiot prowadzący stacjonarną przestrzeń rozrywki offline zlokalizowaną w Polsce (dalej: „Administrator”).

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem:

• poczty elektronicznej: [email protected],
• formularza kontaktowego dostępnego w zakładce Kontakt,
• korespondencji tradycyjnej na adres siedziby Administratora (informowany użytkownikom na żądanie).

Administrator odpowiada za zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych oraz ich przetwarzanie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz przepisami krajowymi.

2. Zakres i cele przetwarzania danych

Zakres przetwarzanych danych osobowych zależy od sposobu korzystania z Serwisu i oferowanych funkcjonalności. Administrator może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

• Dane identyfikacyjne – imię i nazwisko lub pseudonim podany dobrowolnie w formularzach (np. przy rezerwacji stolika, zapisie na wydarzenie, kontakcie przez stronę).
• Dane kontaktowe – adres e‑mail, numer telefonu, ewentualnie miasto zamieszkania, podawane w celu umożliwienia kontaktu zwrotnego i realizacji wybranej usługi.
• Dane związane z rezerwacjami – wybrana data i godzina wizyty, liczba osób, preferowany typ stołu lub strefy, informacje o udziale w turniejach, dane potrzebne do potwierdzenia rezerwacji.
• Dane związane z członkostwem – podstawowe dane identyfikacyjne i kontaktowe, informacje o statusie członkostwa, historii uczestnictwa w wydarzeniach (jeżeli użytkownik zdecyduje się na opcję członkowską opisaną w zakładce Członkostwo).
• Dane podawane w formularzach kontaktowych – treść wiadomości, temat zapytania, dane potrzebne do udzielenia odpowiedzi lub rozwiązania zgłoszenia.
• Dane techniczne i statystyczne – adres IP, dane o urządzeniu, przeglądarce, systemie operacyjnym, czasie wizyty, źródle wejścia, aktywności w ramach Serwisu (zebrane głównie za pomocą plików cookies i narzędzi analitycznych).

Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

• Obsługa rezerwacji stolików i udziału w wydarzeniach – umożliwienie dokonania, potwierdzenia, zmiany lub anulowania rezerwacji w strefie pokerowej lub podczas transmisji turniejów sportowych (w tym za pośrednictwem sekcji Rezerwacja).
• Obsługa zapytań i komunikacji z użytkownikami – udzielanie odpowiedzi na pytania dotyczące oferty, turniejów, harmonogramu wydarzeń czy zasad uczestnictwa, w tym poprzez formularz w zakładce Kontakt.
• Zarządzanie członkostwem i uczestnictwem – prowadzenie list członków i uczestników turniejów, informowanie o zmianach w zasadach, harmonogramach oraz istotnych aktualizacjach związanych z funkcjonowaniem Virex Circle.
• Realizacja obowiązków prawnych – przechowywanie dokumentacji niezbędnej do celów podatkowych, księgowych, rozliczeniowych, a także spełniania obowiązków wynikających z przepisów dotyczących odpowiedzialnej rozrywki oraz bezpieczeństwa uczestników.
• Ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń – gromadzenie niezbędnych informacji w razie konieczności dochodzenia lub ochrony przed roszczeniami związanymi z korzystaniem z Serwisu lub udziałem w wydarzeniach organizowanych przez Virex Circle.
• Analiza i statystyka – pomiar ruchu na stronie, analiza popularności poszczególnych sekcji (np. Turnieje, Harmonogram transmisji), a także optymalizacja funkcjonalności i ergonomii Serwisu.
• Działania informacyjne i marketingowe – przekazywanie informacji o nowych wydarzeniach, promocjach, zmianach w ofercie lub harmonogramie (jeżeli użytkownik wyraził odrębną zgodę na otrzymywanie takich komunikatów).

3. Podstawa prawna przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe użytkowników Serwisu na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności art. 6 RODO. W zależności od sytuacji stosowane są następujące podstawy prawne:

• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika
  Dotyczy w szczególności:
  • przekazywania informacji marketingowych drogą elektroniczną (np. newsletter, powiadomienia o turniejach i wydarzeniach opisanych w sekcji Wydarzenia),
  • zapisywania określonych rodzajów plików cookies (np. marketingowych lub personalizacyjnych), jeżeli nie są niezbędne do działania Serwisu.
• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy lub działań przed jej zawarciem
  Obejmuje sytuacje, w których przetwarzanie danych jest konieczne do realizacji usług wobec użytkownika, np.:
  • przyjęcie i potwierdzenie rezerwacji stolika w przestrzeni Virex Circle,
  • rejestracja na turniej lub wydarzenie specjalne,
  • obsługa członkostwa i dostęp do związanych z nim korzyści.
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny ciążący na Administratorze
  Dotyczy m.in. konieczności przechowywania niektórych danych w celach podatkowych, księgowych, sprawozdawczych oraz dla realizacji innych obowiązków wynikających z przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora
  W tym zakresie przetwarzanie może obejmować:
  • zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu i przeciwdziałanie nadużyciom,
  • prowadzenie analiz statystycznych i rozwijanie funkcjonalności strony w oparciu o dane zbierane za pomocą cookies i narzędzi analitycznych,
  • ustalanie, dochodzenie lub obronę roszczeń związanych z działalnością Virex Circle lub korzystaniem z Serwisu.

W przypadkach, gdy przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody, użytkownik ma prawo w każdej chwili tę zgodę wycofać. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

4. Odbiorcy danych i powierzanie przetwarzania

Dostęp do danych osobowych użytkowników mogą uzyskać wyłącznie osoby i podmioty działające na zlecenie Administratora lub współpracujące z Virex Circle w zakresie niezbędnym do świadczenia usług opisanych na stronie, w tym:

• Dostawcy systemów rezerwacyjnych i obsługi wydarzeń – podmioty dostarczające rozwiązania umożliwiające rezerwację stolików, zarządzanie listami uczestników turniejów oraz obsługę harmonogramu wizyt.
• Dostawcy usług IT i hostingowych – firmy utrzymujące infrastrukturę serwerową, zapewniające bezpieczeństwo i ciągłość działania Serwisu oraz obsługujące kopie zapasowe.
• Dostawcy narzędzi analitycznych i statystycznych – podmioty umożliwiające analizę zainteresowania poszczególnymi sekcjami witryny (np. Poker, Harmonogram), w celu jej optymalizacji.
• Doradcy i podmioty świadczące usługi prawne, podatkowe lub księgowe – jeżeli uzyskanie wsparcia takich podmiotów jest niezbędne do prawidłowego prowadzenia działalności Administratora.
• Organy publiczne – gdy przekazanie danych jest wymagane przez obowiązujące przepisy prawa lub prawomocne orzeczenia właściwych organów.

Podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu Administratora (procesorzy) działają na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych, w których zostały określone cele, zakres i okres przetwarzania oraz obowiązek stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa.

Administrator co do zasady nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). W przypadku, gdy byłoby to konieczne – użytkownicy zostaną o tym poinformowani, a przekazanie nastąpi wyłącznie z zachowaniem wymogów RODO, w szczególności przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń prawnych.

5. Prawa osób, których dane dotyczą

Użytkownikom, których dane osobowe są przetwarzane przez Administratora, przysługują następujące prawa:

• Prawo dostępu do danych – możliwość uzyskania informacji, czy Administrator przetwarza dane osobowe użytkownika, a jeżeli tak – uzyskania kopii tych danych oraz informacji o sposobie ich przetwarzania.
• Prawo do sprostowania danych – prawo do żądania poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieprawidłowe, nieaktualne lub niekompletne.
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – możliwość żądania usunięcia danych osobowych w przypadkach przewidzianych przepisami RODO, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, użytkownik wycofał zgodę, a nie istnieje inna podstawa prawna przetwarzania.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach (np. na czas weryfikacji poprawności danych lub rozpatrywania sprzeciwu).
• Prawo do przenoszenia danych – możliwość otrzymania dotyczących użytkownika danych osobowych, dostarczonych Administratorowi, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, a także prawo do przesłania tych danych innemu administratorowi, jeżeli jest to technicznie możliwe.
• Prawo sprzeciwu – prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym na potrzeby marketingu bezpośredniego.
• Prawo do wycofania zgody – jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody, użytkownik może ją w każdej chwili wycofać, kontaktując się z Administratorem za pomocą danych wskazanych w sekcji „Administrator danych”.
• Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – w przypadku uznania, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO, użytkownik ma prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji powyższych praw użytkownik może skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem adresu e‑mail [email protected] lub formularza kontaktowego dostępnego w zakładce Kontakt. Administrator może zweryfikować tożsamość osoby zgłaszającej żądanie, aby zapewnić, że informacje nie zostaną ujawnione osobie nieuprawnionej.

6. Przechowywanie danych i bezpieczeństwo

Okres przechowywania danych osobowych zależy od celu ich przetwarzania oraz wymogów prawnych. Administrator stosuje następujące ogólne zasady:

• Dane związane z rezerwacjami i uczestnictwem w wydarzeniach – przechowywane są przez czas niezbędny do realizacji rezerwacji, rozliczeń oraz obsługi ewentualnych roszczeń związanych z daną wizytą lub wydarzeniem (zwykle przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z odpowiednich przepisów).
• Dane przetwarzane na podstawie zgody – przechowywane są do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, chyba że obowiązujące przepisy wymagają dłuższego okresu przechowywania.
• Dane wymagane przez przepisy prawa – przechowywane są przez okres wynikający z właściwych regulacji (np. podatkowych, księgowych, dotyczących odpowiedzialności cywilnej).
• Dane techniczne i statystyczne – przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów analitycznych i zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu, zgodnie z ustawieniami narzędzi analitycznych oraz plików cookies.

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub nieuprawnioną modyfikacją, w tym m.in.:

• stosowanie zabezpieczonych połączeń szyfrowanych (SSL/TLS) podczas korzystania z Serwisu,
• ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych,
• stosowanie procedur tworzenia kopii zapasowych i kontroli dostępu,
• dobór zaufanych dostawców usług IT i narzędzi analitycznych.

7. Pliki cookies i narzędzia analityczne

Serwis virexcircle.com wykorzystuje pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) oraz narzędzia analityczne służące monitorowaniu ruchu na stronie i analizie sposobu korzystania z dostępnych treści, takich jak informacje o koncepcji lokalu, strefie pokerowej, kalendarzu turniejów czy harmonogramie transmisji sportowych.

7.1. Czym są pliki cookies?

Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika (komputerze, smartfonie, tablecie) podczas odwiedzania Serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania na urządzeniu końcowym oraz indywidualny identyfikator.

7.2. Rodzaje wykorzystywanych cookies

• Cookies niezbędne – umożliwiają prawidłowe funkcjonowanie Serwisu, w tym obsługę nawigacji między sekcjami (np. Koncepcja, Poker, Turnieje, Harmonogram, Członkostwo) oraz korzystanie z formularzy (np. w zakładce Rezerwacja lub Kontakt).
• Cookies funkcjonalne – zapamiętują wybrane przez użytkownika ustawienia i preferencje (np. język interfejsu, informacje o wcześniej zaakceptowanej polityce cookies), aby ułatwić korzystanie z Serwisu.
• Cookies analityczne i statystyczne – umożliwiają zbieranie informacji o sposobie korzystania z Serwisu, takich jak liczba odwiedzin, czas spędzony na stronie, źródła ruchu, popularność poszczególnych sekcji. Dane te pomagają udoskonalać układ treści i funkcjonalności strony.
• Cookies marketingowe (jeśli stosowane) – mogą być wykorzystywane do wyświetlania treści dopasowanych do zainteresowań użytkownika oraz mierzenia skuteczności działań promocyjnych Virex Circle. Ich zapis na urządzeniu odbywa się wyłącznie na podstawie zgody użytkownika.

7.3. Narzędzia analityczne

Administrator może korzystać z zewnętrznych narzędzi analitycznych, które gromadzą zagregowane dane statystyczne na temat odwiedzin Serwisu (np. liczba wejść na stronę z harmonogramem transmisji, popularność konkretnych wydarzeń sportowych czy turniejów pokerowych). Dane te są przetwarzane w sposób zanonimizowany lub pseudonimizowany i służą wyłącznie celom statystycznym oraz poprawie jakości świadczonych usług.

7.4. Zarządzanie plikami cookies

Użytkownik ma możliwość samodzielnego zarządzania plikami cookies, w szczególności poprzez:

• akceptację lub odrzucenie wybranych kategorii cookies w ramach banera zgody wyświetlanego przy pierwszej wizycie w Serwisie,
• zmianę ustawień przeglądarki internetowej, w tym blokowanie zapisywania cookies lub usuwanie istniejących plików z urządzenia,
• skorzystanie z funkcji „brak śledzenia” (Do Not Track), jeżeli przeglądarka taką opcję udostępnia.

Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności Serwisu, w szczególności na płynność nawigacji, poprawność działania formularzy rezerwacyjnych lub dostęp do wybranych treści.

8. Zmiany polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej polityce prywatności, w szczególności w przypadku:

• zmian w obowiązujących przepisach prawa dotyczących ochrony danych osobowych,
• modyfikacji funkcjonalności Serwisu (np. rozszerzenie systemu rezerwacji lub programu członkowskiego),
• wprowadzenia nowych usług, wydarzeń lub form komunikacji z użytkownikami.

Aktualna wersja polityki jest zawsze dostępna pod adresem https://virexcircle.com/privacy-policy/. W przypadku istotnych zmian, które mogłyby wpływać na sposób przetwarzania danych osobowych, Administrator może poinformować użytkowników poprzez komunikat wyświetlany w Serwisie lub drogą elektroniczną, o ile dysponuje odpowiednimi danymi kontaktowymi.